Są to częstokroć informacje, do których zdecydowanie nie powinny mieć dostępu osoby niepowołane. Jak zatem zapewnić maksymalną ochronę danych osobowych w firmie? Może w tym pomóc zintegrowany controlling personalny.
Od PESEL-u po dane wrażliwe
Podjęcie pracy wiąże się z przekazaniem pracodawcy już na wstępie szeregu danych osobowych – imienia, nazwiska, numeru PESEL, przebiegu wcześniejszej pracy, danych osobistych – o dzieciach, stanie cywilnym. Firma zatrudniająca pracowników dysponuje więc szeregiem danych osobowych, których powinna szczególnie pilnować, stanowią bowiem one zgodnie z prawem, chronione dobro. Ochrona taka obejmuje przede wszystkim ścisłe racjonowanie dostępu do takich danych, by korzystać z nich mogły tylko upoważnione osoby, a ich nielegalne pozyskanie było jak najbardziej utrudnione. Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest również zabezpieczenie takich danych oraz możliwie najniższy koszt ich przechowywania oraz przetwarzania.
Ogromna ilość danych
Zatrudnianie pracownika wiąże się z magazynowaniem, przetwarzaniem oraz obowiązkowym przechowywaniem wielu danych. Informacje o wynagrodzeniach, przekazywanych składkach, dane urlopowe, o przebiegu pracy, karach, nagrodach, wypadkach, zwolnieniach chorobowych, pobieranych zasiłkach socjalnych, delegacjach. Tak znaczna ilość dokumentów w formie papierowej zajmowała kiedyś całe szafy w firmowych archiwach. Niestety to tak przechowywanych danych dostęp mają także osoby niepowołane, a same dokumenty mogą zostać np. przez pomyłkę wyrzucone.
Controlling znaczy kontrola. Również nad danymi
Rozwiązaniem problemu bezpieczeństwa danych, w tym wrażliwych, dotyczących pracowników jest sprawny system controllingu personalnego. O ile samo pojęcie „controlling personalny” odnosi się raczej do jasno zdefiniowanych procedur zarządzania pracownikami, to w szerszym rozumieniu oznacza kontrolowanie jak najszerszego zestawu aspektów związanych z zatrudnionymi pracownikami. W tym również danych ich dotyczących.
Odpowiednią jakość bezpieczeństwa danych jest w stanie zapewnić jedynie odpowiedni system komputerowy. System obsługujący workflow, czyli przepływ dokumentów, ograniczający równocześnie dostęp do dokumentów jedynie osobom do tego powołanym. W tym znaczeniu, controlling personalny w firmie to również pełna kontrola nad danymi.
