Zacznij od promocji
Aby stworzyć plan skutecznej promocji, musisz wiedzieć, jaki jest cel Twojej imprezy. Zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć poprzez jej organizację i dla kogo wydarzenie będzie przeznaczone. Załóżmy, że planujesz bieg charytatywny. Jego głównym celem może być np. zebranie określonej kwoty, która wesprze konkretną osobę lub fundację. Możemy tu także określić cel dodatkowy, jakim będzie szerzenie świadomości np. na temat jakiejś choroby czy badań profilaktycznych. Wszystkie te informacje są istotne, jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać sponsora na wydarzenie oraz dotrzeć do uczestników. Pomogą Ci one wybrać grupę docelową. Aby wypromować event:
- Stwórz stronę internetową poświęconą Twojej inicjatywie;
- Jeśli wydarzenie ma mieć niewielki zasięg, zamiast strony www możesz stworzyć fanpage w mediach społecznościowych;
- Wybierz media (branżowe, lokalne, ogólnopolskie), w których możesz promować wydarzenie;
- Wytypuj patronów medialnych;
- Opracuj formę komunikacji. Pamiętaj, że przekaz powinien być prosty, jasny i chwytliwy;
- Informuj o poprzednich, podobnych imprezach, które organizowałeś.
Wczuj się w rolę sponsora i klienta
Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać sponsora eventu oraz potencjalnych klientów, spróbuj postawić się w ich sytuacji. Pomyśl, dlaczego Twoja impreza powinna ich zainteresować. Jakie są ich potrzeby i czy event, który organizujesz, może w jakimś stopniu wyjść im naprzeciw. Wypisz wszystkie punkty wspólne. Sponsor czy klient powinni poczuć, że dzięki uczestnictwu w wydarzeniu mogą coś zyskać. I nie chodzi tu wcale o pieniądze. Formą inwestycji może być dotarcie do konkretnej grupy odbiorców czy prestiż.
Stwórz atrakcyjną ofertę
Oferta, która zainteresuje potencjalnych sponsorów, powinna zawierać:
- Klarowny i spójny opis wydarzenia;
- Informację o grupie docelowej – powinni znaleźć się w niej potencjalni klienci sponsora lub tacy, do których chciałby dotrzeć;
- Referencje, czyli przykłady podobnych imprez, w których sponsor brał udział – sprawdź, czy były dla niego dobrą inwestycją; Podkreśl mocne strony swojego wydarzenia na tle innych;
- Zwięzłe wyjaśnienie idei eventu i powiązanie jej z misją sponsora;
- Zróżnicowane pod względem finansowym pakiety uczestnictwa – pamiętaj o możliwościach negocjacji i współtworzenia programu eventu przez sponsora.
Jeżeli zastanawiasz się, jak pozyskać sponsora na wydarzenie, powyższe informacje będą dla Ciebie przydatne. Pamiętaj, aby być aktywnym w zdobywaniu kontaktów. Nie ograniczaj się do wysyłania maili. Dzwoń, umawiaj się na spotkania, odwiedzaj imprezy branżowe i daj się poznać jako osoba godna zaufania, z którą warto współpracować.
Szkolenie z pozyskiwania klientów, sponsorów i partnerów wydarzeń znajdziesz na: https://emtg.pl/przygotowanie-i-sprzedaz-oferty-eventowej/