Ujawnij powód spotkania
Pierwszą rzeczą, jaką musisz przemyśleć organizując spotkanie biznesowe jest dlaczego musi ono się odbyć. Niektóre spotkania skupiają się na działaniach związanych z budowaniem zespołu i relacji między pracownikami. Inne mają być zapleczem do planowania czy wprowadzania długoterminowych projektów, czy okazją do zaanonsowania awansu. Spotkania, które są mniej formalne, krótsze lub mają mniejszą liczbę uczestników niekoniecznie wymagają ustalenia ścisłego harmonogramu. Dla tych spotkań, które jednak wymagają spisania harmonogramu, musisz ustalić tytuł spotkania, datę, uczestników i ogólny powód, cel zebrania.
Ustal, kto będzie uczestniczył
Na spotkanie zaproś tych pracowników, którzy są bezpośrednio związani z tematem, który chcesz omawiać, mają wystarczająco dużo informacji i są w stanie podjąć wiążące decyzje. Najlepiej, gdyby uczestnicy chętnie, z własnej nieprzymuszonej woli wzięli udział w spotkaniu, wtedy będzie ono bardziej efektywne. Będą się wtedy chętniej dzielić pomysłami, a burza mózgów będzie bardziej energiczna. Najbardziej optymalną liczbą uczestników spotkania wewnątrz firmy jest osiem osób. Wybierz odpowiedniego moderatora, który będzie trzymał rękę na pulsie i kierował dyskusję na właściwe tory.
Poszukaj dogodnej lokalizacji
Wybierz lokalizację która będzie odpowiadała celowi spotkania i liczbie jego uczestników. Jeżeli organizujesz spotkanie, które ma na celu integrację i aktywności sprzyjające budowaniu relacji, wybierz miejsce, w którym będzie możliwa zmiana otoczenia w przerwie, na tyle dużą, żeby można było również zorganizować pewne aktywności ruchowe. Nie zapomnij o sprzęcie – przyda Ci się pokój konferencyjny wyposażony w gniazdka elektryczne, w które każdy będzie mógł wpiąć laptopa, projektor, ekran, w zależności od potrzeb. Może się również przydać tablica typu flip-chart lub tablica interaktywna. Wybierz pomieszczenie, które jest ulokowane centralnie w biurze, aby uczestnicy mogli spotkać się w połowie drogi. Jeżeli chcesz jedynie poinformować o awansie, możesz do tego celu wykorzystać prywatne biuro (ale takie, w którym możesz liczyć na spokój i brak przerywników). Jeżeli nie dysponujesz przestrzenią w biurze, zastanów się nad wynajęciem sali konferencyjnej poza firmą. Dobrym pomysłem jest organizacja spotkań biznesowych w hotelu wyposażonym w nowoczesne sale konferencyjne, np. Grand Royal Hotel w Poznaniu. Postaraj się dokonać rezerwacji z dużym wyprzedzeniem, ponieważ dobrze przygotowane miejsca spotkań biznesowych cieszą się dużą popularnością.
Znajdź czas
Zorganizuj spotkanie biznesowe w okresie, który będzie najbardziej odpowiedni dla wszystkich pracowników. W miarę możliwości unikaj okresów urlopowych i świątecznych. Poproś wszystkich uczestników o informację zwrotną – upewnij się, czy spotkanie nie koliduje z innymi ważnymi eventami w ich kalendarzach.
Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel
