Koszty organizacji posiedzenia tradycyjnego.
W sytuacji gdy uczestnicy posiedzenia muszą dojechać na miejsce obrad koszty organizacji tego wydarzenia mogą stanowić niebagatelną kwotę.
Co na nie się składa?
- Koszt czasu straconego na podróż (zwykle w czasie podróży nasza aktywność zawodowa jest bardzo ograniczona);
- Koszt transportu (samochodem lub samolotem);
- Koszty pobytu (hotel, posiłki);
- Koszt przygotowania i rozliczenia delegacji (czas poświęcony na wyszukiwanie hoteli, rezerwację, ewentualny wynajem samochodu, rozliczenie formalne rachunków itp.).
Okazuje się, że koszt udziału w posiedzeniu, w przeliczeniu na jednego uczestnika waha się w przedziale od 1 000 do 2 300 zł.
Przy posiedzeniu średniej wielkości, tzn. 20 uczestników (część podróżująca samolotem a część samochodem) całkowity koszt posiedzenia to przedział od 20 do ponad 40 tysięcy złotych.
Czy można obradować i głosować zdalnie?
Tak.
Zdalne posiedzenia walne funkcjonowały w praktyce gospodarczej już od wielu lat.
Jednak przed pandemią stanowiły one wyjątek i przeważnie wynikały ze specyfiki spółki.
Zgodnie z brzmieniem art. 2341 § 1 kodeksu spółek handlowych zgromadzenie zdalne było możliwe tylko wówczas gdy taką formę posiedzenia przewidywało umowa spółki. Brak odpowiedniego zapisu w umowie powodował brak możliwości odbycia zgromadzenia w sposób zdalny lub konieczność zmiany umowy spółki.
Jednak ustawodawca uchwalając ustawę antycovidową dokonał również nowelizacji art. 2341 § 1 kodeksu spółek handlowych.
Obecnie wspomniany przepis ma następujące brzmienie:
- Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
- Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, obejmuje w szczególności: dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
- Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
W dużym skrócie, można powiedzieć, że ustawodawca odwraca poprzednie wymagania i dopuszcza udział wspólników w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ile umowa spółki wprost nie zakazuje takiej formy zgromadzenia.
Czy zdalnie to również tajnie?
Przy użyciu odpowiedniej aplikacji do głosowania online głosowanie tajne jest nawet łatwiejsze do przeprowadzenia niż w jego tradycyjnej formie.
Zaawansowane systemy anonimizacji, autoryzacji, szyfrowania, blockchain gwarantują pewność i bezpieczeństwo całej procedury oddania tajnego głosu. Głosowanie uchwał jest dzięki temu sformalizowane oraz posiada ważność prawną i dowodową (w wypadku ewentualnych roszczeń niezadowolonych z rozstrzygnięć wspólników).
Jakie mamy korzyści?
Wymienić można chociażby:
- Redukcja kosztów
- Szybkość decyzji;
- Oszczędność czasu;
- Większa frekwencja i pewność kworum;
- Wygoda i uniwersalność w zakresie charakteru posiedzenia (online, hybrydowo lub tradycyjnie).
Informacja o dostawcy.
privote.net sp. z o.o., to polski podmiot specjalizujący się w zaawansowanych usługach elektronicznych, w szczególności usługach głosowań online (również tajnych). Rozwiązanie do posiedzeń zdalnych zostało stworzone od podstaw przez doświadczony zespół menadżerów i inżynierów, przy współpracy z kancelariami prawnymi i firmami z różnych branż. System privote jest odpowiedzią na brak profesjonalnych rozwiązań głosowania i posiedzeń online dedykowanych dla spółek kapitałowych i osobowych prawa handlowego. SVID (ang. Smart Vote ID), to autorskie rozwiązanie dostawcy umożliwiające weryfikację poprawności tajnych głosów przez samego głosującego (bez naruszenia tajności).